-
מטרת הנוהל
מטרת הנוהל לתאר את תהליך הזמנתו של ציוד משרדי וחומרי ממחלקת הלוגיסטיקה.
-
הגדרות
- הזמנה - הזמנה מאושרת לאספקת ציוד משרדי שנשלחת מהאגף\יחידה עצמאית למחלקת הלוגיסטיקה
- תעודת ניפוק - תעודת ניפוק הינה תעודה המונפקת ע"י מחלקת הלוגיסטיקה ומגיעה יחד עם הטובין המוזמן, תעודה זו תפרט סוג הטובין שסופק, כמות ,סכום כספי שחויב התקציב תמורת הטובין
- מנהל- ראש אגף ת.ב.ל או מי מטעמו
- נהל היחידה העירונית- ראש אגף ויחידות עצמאיות שיאושרו לאשר הזמנת טובין (רשימת מנהלי יחידות עירונית ראה מסמך ישים 1).
- מחירון\קטלוג- קטלוג פריטים שניתן להזמין מהמחסן ומחיר ליד כל פריט .
- תקציב מרבי-התקציב לרכישת ציוד משרדי שיפורסם ע"י מחלקת תקצוב וכלכלה המתואר במסמך ישים 1
-
תוכן הנוהל
-
רשאים להגיש הזמנות למחלקת הלוגיסטיקה רק מנהלי יחידות עירוניות שהוגדרו מראש ברשימת מורשי חתימה (מסמך ישים 1 רשימת מנהלי היחידות העירוניות שתכלול: שם המורשה, כתובת היחידה, סעיף תקציבי ).
- רשימת מנהלי היחידות העירוניות ימצאו במחלקת הלוגיסטיקה.
- ניתן יהיה להזמין פריטים רק מתוך המחירון\קטלוג (מסמך ישים 2). במקרה שיחידה תבקש להזמין פריט שאינו מופיע במחירון יש לפעול בהתאם להוראות להכנסת פריט חדש (ראה להלן).
- טופסי ההזמנה וקטלוג הפריטים ימצא באתר האינטרנט,כתובת האתר וסיסמת כניסה תפורסם בנפרד.
-
הזמנות יועברו למחלקת הלוגיסטיקה על גבי טפסים ייעודיים (מסמך ישים 3 ) ניתן לשלוח הזמנות בפקס ואו בדואר פנימי.
- יש לפעול לריכוז ההזמנות. כל יחידה עירונית תעביר למחלקת הלוגיסטיקה את ההזמנות בתדירות של פעם בחודש, בתחילת החודש בין ה 1-6לחודש בלבד.
- מחלקת הלוגיסטיקה תספק את הציוד המשרדי ליחידה העירונית בתוך ארבעה ימי עבודה.יחידות שיש ברשותם רכב ימשכו את הציוד ממחסני העירייה עצמאית וזאת לאחר קבלת הודעה כי הציוד מוכן.רשימת היחידות שיקבלו את הציוד בדחיפה ע"י מחלקת הלוגיסטיקה (ראה מסמך ישים 4).
-
יחידה מקבלת הטובין אחראית לבדיקתו, הן מבחינה כמותית והן מבחינה איכותית,הבדיקה תיערך כנגד ההזמנה ותעודת הניפוק. בסיום הבדיקה יש לחתום על גבי תעודת הניפוק, כאסמכתא לקבלת הטובין,בציון שמו המלא של החותם ותפקידו.
- בכל מקרה של תלונה, יש לפנות לאגף ת.ב.ל. מנהל מחלקת הלוגיסטיקה, שיהיה אחראי לריכוז הפניות/תלונות וטיפול בהם.
- תעודת הניפוק המקורית תישמר בידי היחידה. העתק מתעודת הניפוק חתום ומאושר ע"י מקבל הטובין (חתימה וחותמת) יישארו במחלקת הלוגיסטיקה .
- עם הפקת תעודת הניפוק במערכת האוטומציה תיווצר אוטומטית פקודת יומן ויבוצע חיוב כספי של סעיף תקציבי של היחידה המקבת את הטובין.
- בגין החזרות ו\או אי אספקת הסחורה, מחלקת הלוגיסטיקה תנפיק תעודת זיכוי והסעיף התקציבי יזוכה בהתאם.
-
מערכת האוטומציה לא תאפשר חריגה תקציבית ועל כן באחריות מנהל האגפים ומנהלי היחידות העירוניות אחראים לבקר ולווסת את התקציב מודגש כי יחידה ללא יתרה תקציבית לא תוכל להזמין ציוד.
הזמנת פריטים שאינם מופיעים במחירון (מסמך ישים 5)
- יוזם ההזמנה יפנה בכתב למנהל מחלקת הלוגיסטיקה לכלול הפריט במחירון (טופס להכנסת פריט למחירון.
- מנהל מחלקת הלוגיסטיקה ייתן אישור עקרוני לאחר בדיקה שהפריט המבוקש אינו משנה אסטרטגית את הרגלי הרכישה של העירייה ולא ישפיע מהותית על התקציב.
- מחלקת לוגיסטיקה תקטלג את הפריט המבוקש.
- לאחר האישור העקרוני,יפנה מנהל מחלקת הלוגיסטיקה למנהל מחלקת הרכש לתמחור ורכישה של הפריט.
- את המחיר הסופי שתומחר יש להציג לאישור מנהל מחלקת הלוגיסטיקה והכנסת הפריט למחירון ,לאחר מכן ניתן יהיה לספק אותו ע"פ נוהל זה.
-
פריט העשוי לשנות מהותית את הרגלי הצריכה של העירייה הבקשה תופנה למנכ"ל העירייה ע"י מנהל מחלקת הלוגיסטיקה לצורך בחינה ואישור רכישה במסגרת נוהל זה.
הוספת\גריעת יחידות מזמינות
- מנהל מחלקת הלוגיסטיקה יעדכן את רשימת מנהלי היחידות העירוניות בכל זמן שיהיה שינוי כגון גריעת יחידה,פתיחת יחידה ,סגירת סעיף תקציבי, באחריות מנהלי אגפים/יחידות עצמאיות לעדכן את מחלקת הלוגיסטיקה בשינויים הנ"ל.
- אחריות ביצוע
- מנהלי יחידות עירוניות
- מחלקת הנה"ח – אגף מינהל הכספים
- חשבים אגפיים
- מנהל מחלקת הלוגיסטיקה
-
מסמכים ישימים
- מסמך ישים 1 – רשימת מורשי חתימה
- מסמך ישים 2 – מחירון
- מסמך ישים 3 - טופס הזמנת ציוד משרדי מהספק
-
נספחים
- א.מ.ל
-
תפוצה
- מנכ"ל העירייה
- מנהלי יחידות עירוניות
- מחלקת לוגיסטיקה – אגף תב"ל
- מחלקת הנה"ח – אגף מינהל הכספים
- חשבים אגפיים
|